¿En qué inviertes tu tiempo?: Lo urgente y lo importante (2a parte)

gestión del tiempo

 

¿Te identificas con esta viñeta?

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En el post anterior hablaba de los ladrones del tiempo y de las  negativas consecuencias que ellos tienen en nuestro día a día. Se señalaba el uso, o mejor dicho, el mal uso del teléfono, Internet o la televisión, como algunos de los ladrones del tiempo más frecuentes y comunes, que nos alejan de nuestras metas y objetivos, lo que puede derivar en sensación de impotencia, frustración y malestar.

Pero sin duda, una de las cuestiones que más nos afectan a la hora de usar de forma efectiva nuestro tiempo es confundir las tareas urgentes con las tareas realmente importantes. El objetivo de este post es ayudarte a darte cuenta de la diferencia,  pues lo primero que tenemos que tener presente  que:

Las cosas más urgentes no necesariamente son las cosas más importantes”

Hablamos de urgencia cuando el factor “tiempo” es determinante. Cuanto más limitado sea el tiempo disponible para hacer algo, más urgente es.

Hablamos de algo importante  cuanto más nos acerca a nuestros objetivos.

En base a esto, todas nuestras acciones las podemos acabar clasificando en uno de estos cuadrantes de la matriz de Dwight D. Eisenhower y que ha sido popularizada por S.Covey en su libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

entrada-28-imagen-3Veamos unos ejemplos de ello:

  • Estás con tu hijo pequeño en el parque y se cae del columpio. Al ayudarle a ponerse en pie, ves que se ha hecho una herida profunda en una ceja. Llevarle al hospital a que le den unos puntos de sutura es URGENTE e IMPORTANTE.
  • Sales con tus amigos a cenar y cuando te propones leer la carta te das cuenta que para ver bien las letras tienes que acercártela un poco más de lo habitual. Tus amigos se dan cuenta y bromean sobre tu edad.  Pedir cita con el oftalmólogo NO ES URGENTE para tener que hacerlo en ese mismo momento, pero SÍ ES IMPORTANTE para evitar tener problemas más serios con la vista.
  • Estas cocinando y justo cuando te dispones a escurrir la verdura suena el teléfono. Atender la llamada ES URGENTE porque si no lo haces la otra persona colgará, pero NO ES IMPORTANTE necesariamente, puede trartarse de telemárqueting, alguien que se ha equivocado…
  • Es domingo por la tarde, está lloviendo y decides quedarte en casa ordenando fotos antiguas que tienes en una caja. Tener las fotos ordenadas puede sernos útil, puede servirnos de entretenimiento pero NO ES URGENTE NI IMPORTANTE.

La mayoría de personas acabamos ocupando nuestro tiempo con tareas urgentes e importantes ( cuadro 1), lo que acaba generando un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer en cada momento.
Resulta obvio pensar que las cosas urgentes e importantes deben ser atendidas de forma prioritaria. El problema aparece cuando ocupamos  todo nuestro tiempo con ellas, porque al hacerlo desatendemos otras cosas importantes situadas en el cuadro 2 y que, por no atenderlas, con el tiempo acaban siendo también urgentes, entrando así en un círculo vicioso que no solo nos aleja de nuestros objetivos, sino que además nos produce esa desagradable sensación de no tener nunca tiempo para lo que realmente queremos hacer.

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Otro aspecto a tener en cuenta es que muchas veces situamos en la lista de tareas urgentes e importantes (cuadro 1), tareas que en realidad son urgentes pero no son importantes, al menos no para nosotros (cuadro 3) y acaban dirigiendo nuestro tiempo.
Estar siempre disponible y dispuesto a atender las peticiones de los demás, incluso por delante de nuestras propias necesidades,  puede hacernos sentir queridos, valorados e incluso imprescindibles, pero la realidad es que el no saber decir nunca “no” o “sí, pero en otro momento” es una muestra de falta de autoliderazgo.

Las actividades ni urgentes ni importantes (cuadro 4) pueden parecer las más inofensivas y fáciles de controlar, pero en realidad muchas veces constituyen una distracción que nos aleja de las actividades del cuadro 2. A todos nos ha pasado alguna vez, que teniendo que estudiar para un examen, nos hemos entretenido más de la cuenta ordenando la mesa, haciendo punta a todos los lápices…

Si llegados a este punto te preguntas qué podrías hacer para usar de forma más efectiva tu tiempo, puedes utilizar estas tres herramientas para ayudarte a conseguirlo:

1.- Prioriza: Priorizar tareas es tomar conciencia que no todas tienen el mismo valor. Puede parecer sencillo, pero muchas veces priorizamos sin tener presente los criterios que estamos utilizando para priorizar.
Una buena manera para priorizar bien es tener claro qué objetivo queremos alcanzar y seguidamente preguntarse, cuál de las tareas a realizar es la que más nos acerca a nuestro objetivo.

2.- Delega: ¿Eres de las personas que prefieres hacerlo todo por ti mismo porque es la forma de asegurarte que la tarea se hará pronto y bien?. A muchas personas les cuesta delegar y además son capaces de argumentar  las ventajas de no hacerlo.
En realidad, no obstante, ser reacios a delegar también tiene mucho que ver con la falta de confianza en los demás y con la necesidad de tener el control de todo, lo que no deja de ser un reflejo de la falta de seguridad en uno mismo.
Por ello, ante un cúmulo importante de tareas pendientes, transferir la responsabilidad a otra persona apta y predispuesta, nos permite dedicar nuestras energías a otras actividades también importantes.

“La delegación refuerza la  confianza entre personas y supone una oportunidad de desarrollo tanto para el que delega como para quien asume la delegación”.

3.- Practica el uso del “ahora no”. Para decir SÍ a las prioridades importantes del cuadro 2 , hay que aprender a decir “AHORA NO”, a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes. Sin duda no resulta fácil, pero  saber decir “NO” también es necesario.

Recuerda que:
                “Aquello a lo que le dedicas tu tiempo, es donde inviertes tu vida”

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