¿En qué inviertes tu tiempo?: Lo urgente y lo importante (2a parte)

gestión del tiempo

 

¿Te identificas con esta viñeta?

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En el post anterior hablaba de los ladrones del tiempo y de las  negativas consecuencias que ellos tienen en nuestro día a día. Se señalaba el uso, o mejor dicho, el mal uso del teléfono, Internet o la televisión, como algunos de los ladrones del tiempo más frecuentes y comunes, que nos alejan de nuestras metas y objetivos, lo que puede derivar en sensación de impotencia, frustración y malestar.

Pero sin duda, una de las cuestiones que más nos afectan a la hora de usar de forma efectiva nuestro tiempo es confundir las tareas urgentes con las tareas realmente importantes. El objetivo de este post es ayudarte a darte cuenta de la diferencia,  pues lo primero que tenemos que tener presente  que:

Las cosas más urgentes no necesariamente son las cosas más importantes”

Hablamos de urgencia cuando el factor “tiempo” es determinante. Cuanto más limitado sea el tiempo disponible para hacer algo, más urgente es.

Hablamos de algo importante  cuanto más nos acerca a nuestros objetivos.

En base a esto, todas nuestras acciones las podemos acabar clasificando en uno de estos cuadrantes de la matriz de Dwight D. Eisenhower y que ha sido popularizada por S.Covey en su libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

entrada-28-imagen-3Veamos unos ejemplos de ello:

  • Estás con tu hijo pequeño en el parque y se cae del columpio. Al ayudarle a ponerse en pie, ves que se ha hecho una herida profunda en una ceja. Llevarle al hospital a que le den unos puntos de sutura es URGENTE e IMPORTANTE.
  • Sales con tus amigos a cenar y cuando te propones leer la carta te das cuenta que para ver bien las letras tienes que acercártela un poco más de lo habitual. Tus amigos se dan cuenta y bromean sobre tu edad.  Pedir cita con el oftalmólogo NO ES URGENTE para tener que hacerlo en ese mismo momento, pero SÍ ES IMPORTANTE para evitar tener problemas más serios con la vista.
  • Estas cocinando y justo cuando te dispones a escurrir la verdura suena el teléfono. Atender la llamada ES URGENTE porque si no lo haces la otra persona colgará, pero NO ES IMPORTANTE necesariamente, puede trartarse de telemárqueting, alguien que se ha equivocado…
  • Es domingo por la tarde, está lloviendo y decides quedarte en casa ordenando fotos antiguas que tienes en una caja. Tener las fotos ordenadas puede sernos útil, puede servirnos de entretenimiento pero NO ES URGENTE NI IMPORTANTE.

La mayoría de personas acabamos ocupando nuestro tiempo con tareas urgentes e importantes ( cuadro 1), lo que acaba generando un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer en cada momento.
Resulta obvio pensar que las cosas urgentes e importantes deben ser atendidas de forma prioritaria. El problema aparece cuando ocupamos  todo nuestro tiempo con ellas, porque al hacerlo desatendemos otras cosas importantes situadas en el cuadro 2 y que, por no atenderlas, con el tiempo acaban siendo también urgentes, entrando así en un círculo vicioso que no solo nos aleja de nuestros objetivos, sino que además nos produce esa desagradable sensación de no tener nunca tiempo para lo que realmente queremos hacer.

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Otro aspecto a tener en cuenta es que muchas veces situamos en la lista de tareas urgentes e importantes (cuadro 1), tareas que en realidad son urgentes pero no son importantes, al menos no para nosotros (cuadro 3) y acaban dirigiendo nuestro tiempo.
Estar siempre disponible y dispuesto a atender las peticiones de los demás, incluso por delante de nuestras propias necesidades,  puede hacernos sentir queridos, valorados e incluso imprescindibles, pero la realidad es que el no saber decir nunca “no” o “sí, pero en otro momento” es una muestra de falta de autoliderazgo.

Las actividades ni urgentes ni importantes (cuadro 4) pueden parecer las más inofensivas y fáciles de controlar, pero en realidad muchas veces constituyen una distracción que nos aleja de las actividades del cuadro 2. A todos nos ha pasado alguna vez, que teniendo que estudiar para un examen, nos hemos entretenido más de la cuenta ordenando la mesa, haciendo punta a todos los lápices…

Si llegados a este punto te preguntas qué podrías hacer para usar de forma más efectiva tu tiempo, puedes utilizar estas tres herramientas para ayudarte a conseguirlo:

1.- Prioriza: Priorizar tareas es tomar conciencia que no todas tienen el mismo valor. Puede parecer sencillo, pero muchas veces priorizamos sin tener presente los criterios que estamos utilizando para priorizar.
Una buena manera para priorizar bien es tener claro qué objetivo queremos alcanzar y seguidamente preguntarse, cuál de las tareas a realizar es la que más nos acerca a nuestro objetivo.

2.- Delega: ¿Eres de las personas que prefieres hacerlo todo por ti mismo porque es la forma de asegurarte que la tarea se hará pronto y bien?. A muchas personas les cuesta delegar y además son capaces de argumentar  las ventajas de no hacerlo.
En realidad, no obstante, ser reacios a delegar también tiene mucho que ver con la falta de confianza en los demás y con la necesidad de tener el control de todo, lo que no deja de ser un reflejo de la falta de seguridad en uno mismo.
Por ello, ante un cúmulo importante de tareas pendientes, transferir la responsabilidad a otra persona apta y predispuesta, nos permite dedicar nuestras energías a otras actividades también importantes.

“La delegación refuerza la  confianza entre personas y supone una oportunidad de desarrollo tanto para el que delega como para quien asume la delegación”.

3.- Practica el uso del “ahora no”. Para decir SÍ a las prioridades importantes del cuadro 2 , hay que aprender a decir “AHORA NO”, a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes. Sin duda no resulta fácil, pero  saber decir “NO” también es necesario.

Recuerda que:
                “Aquello a lo que le dedicas tu tiempo, es donde inviertes tu vida”

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¿En qué inviertes tu tiempo?: Ladrones del tiempo (1ª parte)

“Aquello a lo que le dedicas tu tiempo, es donde inviertes tu vida”

Vivimos en sociedades con modernos medios de transporte, avanzadas tecnologías y numerosos electrodomésticos que, en teoría, tendrían que simplificarnos la vida. Sin embargo, afirmaciones del tipo: “me encantaría pero no tengo tiempo”, “no me llegan las horas del día para hacer todo lo que quiero”, “se me pasan los días sin apenas darme cuenta”… son cada vez más frecuentes. ¿No crees que es ilógico?

A poco que pensemos en ello, todos sabemos cosas que no estamos haciendo y que hacerlas de forma regular, supondrían una mejora considerable en nuestras vidas:  más deporte, dieta saludable, dejar de fumar, dedicar más tiempo a nuestras amistades, a nuestra pareja, a nuestra familia, a nosotros mismos… estudiar un idioma, ordenar un armario, archivar adecuadamente documentos…, sin embargo, pese a saberlo  no lo hacemos…¿te has preguntado alguna vez  por qué?

La lista de respuestas posibles puede ser bastante larga, pero en resumen, casi todas las respuestas pueden clasificarse dentro de estas tres categorías:

  • Falta de hábito: empezamos con buena intención pero al poco tiempo dejamos de hacerlo porque no tenemos costumbre y nos olvidamos. (Para saber más sobre la modificación de hábitos puedes acceder a posts anteriores enlazando  aquí.)
  • Falta de voluntad: racionalmente sabemos lo que nos conviene,sí,  pero no nos gusta, nos da pereza el esfuerzo que supone y acabamos abandonando.
  • Falta de tiempo: pese a querer hacerlo, nos resulta muy difícil compatibilizarlo con el resto de actividades en nuestro día a día.

¿Pero realmente es una falta de tiempo?

Se ha hablado mucho sobre cómo mejorar la gestión del tiempo, pero  en realidad no se trata de cómo organizarnos el tiempo para hacer más cosas, sino cómo nos organizamos nosotros para hacer aquello que realmente deseamos o debemos hacer. La diferencia puede parecer sutil, pero en realidad marca un planteamiento radicalmente distinto.

“El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos” (S. Covey)

En lugar de centrarnos en todas las cosas que tenemos que hacer y en el tiempo que disponemos para ello, se trata de fijarse unos objetivos concretos e identificar que acciones nos van a permitir alcanzarlos.
Así, por ejemplo, si nuestra meta es adelgazar 2kgs, no se trata de intentar añadir “hacer ejercicio” a la lista de cosas ya hacemos durante el día, sino de identificar qué actividades nos ayudan a adelgazar y priorizarlas ante  otras que no nos aportan nada a nuestros objetivos.

¿Crees que es sencillo de decir pero no sabes cómo hacerlo? Mi intención es ponértelo un poco más fácil, por eso este post lo dedico a “los ladrones del tiempo”. ¿Has oído habla de ellos alguna vez?

Todos tenemos claro que se trata de un robo si nos quitan el bolso, el coche o la cartera, pero ¿lo tenemos igual de claro cuando nos quitan el tiempo? .

Durante el día se producen muchas situaciones  que nos van restando  tiempo disponible:  retenciones de tránsito,  llamadas en espera, guardar  turno en el súper… sin embargo el principal ladrón de nuestro tiempo solemos ser nosotros mismos, al boicotearnos con acciones que no nos aportan mucho, pero que al final del día hacen que sintamos que no hemos parado ni un momento y sin embargo no hemos hecho lo que inicialmente pretendíamos. ¿has tenido esa sensación alguna vez?

Justamente ese es el  principal peligro: poco a poco, día tras día, nos vamos  alejando  de nuestros objetivos , de aquello que  queremos conseguir y, en definitiva, de lo que nos motiva cada mañana.

“Los ladrones del tiempo nos hacen ineficaces, desordenados y lo que es peor, aumentan nuestro malestar emocional y el nivel de estrés”

 Cada uno de nosotros tenemos nuestros propios ladrones del tiempo. Estos son solo algunos de los más comunes:

  • Teléfono móvil: ¿Te has parado a pensar alguna vez cuanto tiempo dedicas al día a consultar el móvil?.
    Su uso nos puede simplificar mucho la vida, pero también nos la puede complicar, si lo usamos de forma compulsiva. Mantener largas conversaciones y  contestar al momento los whatsapps y los mails que vamos recibiendo puede llegar a ser muy limitador.
  • Televisión: ¿Eres de los que dicen,” a ver que ponen hoy en la tele”?
    Para muchas personas ver la televisión es sinónimo de sofá y distracción. Aunque es cierto que viendo la tele nuestro cuerpo descansa, mentalmente descansamos más bien poco, eso sin entrar a valorar la calidad de gran parte de la programación.  Ver televisión sin usar un criterio puede robarnos mucho tiempo.
    Internet: Es asombrosa la cantidad de información que tenemos a un “click” de distancia. Hay tantas redes sociales en las que participar, tantas webs que visitar, tantos vídeos que ver, y aplicaciones para descargar… que es facilísimo conectarse para unos minutos y acabar navegando durante horas.
  • Multitareas: ¿Eres de los que llevas a cabo varias cosas a la vez?
    Lo más probable es que te dejes cosas por hacer o, si las haces todas, te lleve más rato. Interrumpir una actividad para intercalar otra y, en definitiva estar atendiendo a dos o más cosas a la vez, producen más cansancio mental, nos vuelve más lentos, aumenta las posibilidades de error y aumenta nuestra sensación de estrés, lo que acaba repercutiendo en nuestro estado de ánimo.

El ejercicio que ahora te propongo es que intentes identificar cuales son tus ladrones del tiempo. Para conseguirlo te puede ser útil tomar nota de las actividades que realizas durante unos días y del tiempo que inviertes en cada una de ellas.

Espero que esta primera parte del post te resulte de utilidad y que te ayude a optimizar tu tiempo.

En la segunda parte compartiré algunas ideas que te podrán ayudar a priorizar y a distinguir entre “importante” y “urgente”. Mientras tanto recuerda que…

    “En la Vida, no podemos tener más tiempo del que tenemos,
pero sí podemos aprovecharlo mejor”